Folder-IN je společné úložiště dokumentů a jednoduchý systém úkolů. Složky s řízeným přístupem, úkoly s termínem a řešitelem a záznam o každém úkonu – bez zbytečné složitosti.
Dokumenty se ukládají do složek, ke kterým mají přístup vaši kolegové. Strom složek vykreslí celou hierarchii přehledně pod sebou – od hlavních složek až po poslední podsložku. Vyhledávací pole v horní liště najde soubor i podle části názvu.
SoučástíZadáte úkol – název, termín, zprávu a jednoho konkrétního řešitele.
Řešitel se o úkolu dozví e-mailem a odpovídá přímo v jeho detailu.
Vy vidíte stav – ke zpracování, hotovo, nebo stornováno – i celou historii.
Úkol slouží k zadání práce konkrétnímu člověku a ke sledování, zda je hotová. Kalendář ukazuje termíny aktuálního měsíce, sekce Nové zprávy sbírá poslední reakce kolegů. Úkoly se nemažou – stornují se a zůstávají v systému i s historií.
Co umíPři zakládání složky se určuje její úroveň – nastavení toho, kdo do složky uvidí. Zelené složky jsou přístupné všem uživatelům, modré pouze vybrané roli. Ostatní o obsahu nevědí. Práva jsou nastavena kaskádovitě: u každého uživatele je určeno, co vidí a co s tím může dělat.
V praxiSystém běží na samostatném zabezpečeném serveru. Nikdo kromě oprávněných osob se k datům nedostane. Veškeré úkony jsou monitorovány – u každého dokumentu i složky je zaznamenáno, kdo je nahrál, upravil nebo smazal a kdy.
VýstupSamostatný server
Žádné sdílené veřejné úložiště. K datům se dostanou pouze oprávněné osoby.
Kaskádová práva
U každého uživatele je určeno, co vidí a co s tím může dělat.
Monitoring úkonů
U každého dokumentu i složky je zaznamenáno, kdo s ním pracoval a kdy.
Konec dokumentů v e-mailech
Jedno místo, kam všichni ukládají a kde všichni hledají. Vždy poslední verze.
Citlivé dokumenty jen pro vybrané
Dvě úrovně složek a kaskádová práva oddělí interní obsah od toho společného.
Zadaná práce se neztratí
Každý úkol má řešitele, termín a stav. Nic nekončí ve větě „to jsem neviděl“.
Termíny přehledně v kalendáři
Aktuální měsíc na jedné obrazovce, notifikace e-mailem u každé změny.
Dohledatelná historie
Kdo co nahrál, upravil nebo smazal a kdy – u složek, souborů i úkolů.
Nasazení bez školení na týdny
Jednoduché ovládání a návod pro uživatele. Tým to používá od prvního dne.
Připravíme strukturu složek, nastavíme přístupová práva a předáme systém včetně návodu pro uživatele. Konzultace je zdarma a nezávazná.